WJ-Kreis-Digital-Standard, Stand 2026-08-14. Referenz-Installation: WJ Konstanz-Hegau ("hafen"). Zielgruppe dieses Kapitels: Kreissprecherinnen und Kreissprecher ohne Technik-Hintergrund.
Wozu dieses Kapitel
Bevor ihr über Server, Apps oder Workflows sprecht, braucht ihr ein gemeinsames Bild: Was gehört eigentlich alles zur digitalen Welt eines WJ-Kreises, wie hängen die Teile zusammen, und nach welcher Regel entscheidet ihr, wo welche Daten liegen? Genau das liefert dieses Kapitel. Wenn ihr nur ein einziges Kapitel dieses Standards lest, dann dieses. Alle folgenden Kapitel (Nextcloud-Setup, Automatisierung, Betrieb) sind Umsetzungen des Zielbilds, das hier beschrieben wird.
Das Zielbild ist kein Entwurf am Reißbrett. Es läuft seit 2026 produktiv bei WJ Konstanz-Hegau und wurde bereits einmal repliziert: als Demo-Installation für WJ Hochrhein auf demselben Server. Jede Zahl in diesem Dokument stammt aus der Bestandsaufnahme dieser Referenz-Installation vom 2026-08-13.
Die drei Schichten
Die digitale Welt eines Kreises besteht aus drei Schichten. Die Unterscheidung ist wichtig, weil jede Schicht ein anderes Publikum und andere Anforderungen hat.
Schicht 1: Öffentlich (das Gesicht nach außen)
Alles, was Interessenten, Sponsoren, Presse und andere Kreise sehen: die Kreis-Website, Social-Media-Kanäle, öffentliche Anmeldeformulare für Events, Newsletter-Anmeldung. Diese Schicht muss gut aussehen, schnell laden und ohne Login funktionieren. Bei der Referenz-Installation ist das die Kreis-Website (wjknh.de) mit Formularen für Kontakt, Event-Anmeldung, Erstkontakt "Mitglied werden" und Newsletter.
Wichtig: Die öffentliche Schicht hält selbst keine Mitgliederdaten. Formulare reichen ihre Eingaben an die Automatisierungsschicht weiter (siehe Schicht 3), die sie ins Mitgliederverwaltungssystem schreibt.
Schicht 2: Mitglieder-Arbeitsraum (der Ort, an dem gearbeitet wird)
Der geschützte Bereich für aktive Mitglieder, Vorstand und Ressorts. Kern ist eine eigene Nextcloud-Instanz. Sie liefert:
- Dateien: gemeinsame Team-Ordner mit klaren Zugriffsrechten je Ressort (bei KNH: zehn Gruppenordner von "01_Allgemeines & Vorlagen" bis "09_Fotos", mit dokumentierter Rechte-Matrix)
- Office im Browser: Dokumente, Tabellen und Präsentationen gemeinsam bearbeiten (Collabora), ohne dass jemand Software installieren muss
- Talk: Videokonferenzen und Chat auf eurem eigenen Server, für Vorstandssitzungen und Gremien
- Werkzeuge fürs Vereinsleben: Kalender, Umfragen und Anmeldungen (Forms), Terminfindung (Polls), Aufgaben-Boards (Deck), Whiteboard, Gast-Zugänge für Externe
Daneben bleibt VereinOnline (VO) als Mitgliederverwaltung bestehen. VO ist bei den meisten Kreisen ohnehin gesetzt (Beiträge, Mitgliederdaten, Event-Verwaltung). Der Standard ersetzt VO nicht, sondern baut den Arbeitsraum darum herum.
Schicht 3: Unsichtbare Infrastruktur (das, was keiner sieht, solange es läuft)
Die Schicht, die niemand im Alltag bemerkt: der Server selbst, DNS und Zertifikate, Backups, automatische Updates und vor allem die Automatisierung. Bei der Referenz-Installation läuft hier n8n (intern "Flow" genannt): eine Workflow-Plattform, die zum Erhebungszeitpunkt 15 Workflows trägt, davon 10 aktiv. Beispiele: Foto-Upload-Ordner werden 2 Stunden nach jedem Event automatisch angelegt und der Link ins Team gepusht, Event-Erinnerungen gehen 7 Tage und 24 Stunden vorher raus, jeden Montag um 08:00 kommt ein Geburtstags- und Jubiläums-Digest.
Zur unsichtbaren Infrastruktur gehört auch die Wartungsarmut: OS-Sicherheitsupdates laufen unbeaufsichtigt, Nextcloud aktualisiert sich täglich um 02:30 Uhr selbst per Skript, inklusive Selbstheilung bei hängen gebliebenen Updates. Das ist die Voraussetzung dafür, dass ein Ehrenamt das System betreiben kann, ohne dass jede Woche jemand ran muss.
Die Architektur-Regel
Eine einzige Regel hält das System sauber. Sie lautet:
VereinOnline ist das System of Record. Nextcloud ist Dateien, Identität und Talk. n8n ist der Kurier dazwischen.
Aufgeschlüsselt:
- VO = System of Record. Mitgliederdaten und Events werden ausschließlich in VO gepflegt. Kein anderes System hält eine eigene Mitgliederliste. Wer wissen will, wer Mitglied ist oder welche Events anstehen, fragt VO. In der Referenz-Installation hält tatsächlich kein einziger Workflow eigene Mitglieder- oder Eventdaten vor; alles wird bei Bedarf frisch aus der VO-API geholt.
- Nextcloud = Dateien, Identität, Talk. Nextcloud ist der Ort, an dem gearbeitet wird, und der zentrale Login: Die Referenz-Installation betreibt Nextcloud als OIDC-Identity-Provider, das heißt, weitere Kreis-Dienste können sich "Login mit dem Nextcloud-Konto" anhängen, statt eigene Passwörter zu verwalten. Nextcloud ist nicht die Mitgliederverwaltung und soll es nie werden.
- n8n = der Kurier. Alles, was zwischen den Systemen fließt, fließt durch n8n: Website-Formulare schreiben über n8n nach VO, VO-Events lösen über n8n Aktionen in Nextcloud aus, Benachrichtigungen ans Team gehen über n8n in einen Talk-Kanal. Der Kurier hat dabei bewusst wenig Rechte: Für VO existieren getrennte Service-Zugänge zum Lesen und zum Schreiben, in Nextcloud arbeitet ein eigener Bot-Benutzer mit eng begrenzten Rechten.
Jede Bau-Entscheidung in eurem Kreis lässt sich an dieser Regel messen. Die Prüffrage lautet immer: "Welches System hält danach die Daten, und respektiert das VO als System of Record?" Wenn ein Vorschlag darauf hinausläuft, Mitgliederdaten in ein zweites System zu kopieren und dort zu pflegen, ist er falsch geschnitten.
Ein Muster aus der Praxis verdient besondere Erwähnung: Benachrichtigungen ans Team gehen als Talk-Nachricht an einen Menschen, oft mit einem vorbereiteten WhatsApp-Weiterleitungslink. Der Mensch tippt einmal und reicht die Nachricht in die WhatsApp-Gruppe weiter. So bleibt ein Mensch im Loop, und ihr vermeidet die rechtliche Grauzone einer vollautomatischen WhatsApp-Anbindung.
Das Bild dazu
SCHICHT 1: ÖFFENTLICH
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Kreis-Website Social Media Formulare │
│ (statisch, ohne (IG/LinkedIn/...) (Kontakt, │
│ Live-Datenbank) Anmeldung) │
└───────────────────────────┬────────────────────────────────┘
│ Formulardaten (nur über den Kurier)
▼
SCHICHT 3: UNSICHTBARE INFRASTRUKTUR
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ n8n "Flow" = DER KURIER │
│ liest VO, schreibt VO, steuert Nextcloud, pusht │
│ Nachrichten ins Team (Talk-Kanal) │
│ │
│ + Server, DNS, TLS-Zertifikate, Backups, Auto-Updates │
└───────┬───────────────────────────────────────────┬────────┘
│ pollt Mitglieder + Events │ Dateien, Shares,
│ (Lese-Zugang), schreibt │ Talk-Nachrichten
│ Anmeldungen (Schreib-Zugang) │ (Bot-Benutzer)
▼ ▼
┌───────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐
│ VEREINONLINE │ │ NEXTCLOUD │
│ SYSTEM OF RECORD │ │ DATEIEN + IDENTITÄT + TALK │
│ │ │ │
│ Mitglieder, Events, │ │ Team-Ordner, Office im │
│ Beiträge, Rollen │ │ Browser (Collabora), Video- │
│ │ │ konferenz (Talk), Kalender, │
│ wird NIE kopiert, │ │ Umfragen, Boards, zentraler │
│ nur abgefragt │ │ Login (OIDC) für weitere │
│ │ │ Kreis-Dienste │
└───────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
SCHICHT 2: MITGLIEDER-ARBEITSRAUM
Lesehilfe: Es gibt genau einen Weg, auf dem Daten zwischen den Systemen wandern, und der führt durch den Kurier. Die Website spricht nie direkt mit VO, Nextcloud hält nie Mitgliederstammdaten. Das macht das System nachvollziehbar: Wenn irgendwo Daten fließen, wisst ihr, wo ihr nachsehen müsst.
Warum selbst gehostet
Drei Gründe, in absteigender Wichtigkeit.
Souveränität. Eure Dateien, eure Videokonferenzen und eure interne Kommunikation liegen auf einem Server, den euer Kreis kontrolliert, bei einem deutschen Hoster (Referenz: Hetzner). Es gibt keinen US-Konzern-Account, der gekündigt, umbepreist oder in seinen Bedingungen geändert werden kann. Das Versprechen lässt sich zuspitzen: Bei einer Videokonferenz über euer eigenes Talk verlässt das Audio euren Server nicht. Für einen Verband, der Unternehmerinnen und Unternehmer vertritt und über Interna spricht (Vorstandsthemen, Finanzen, Personalien), ist das kein Nice-to-have.
DSGVO. Selbst hosten heißt: klare Verantwortlichkeit beim Verein, Serverstandort Deutschland, und statt einer Kette von Cloud-Diensten genau ein Auftragsverarbeiter, nämlich der Hoster (mit dem der Verein einen AV-Vertrag schließt; bei Hetzner ist der online abschließbar). Der Standard zieht die Grenze auch zwischen Kreisen sauber: Jeder Kreis gehört auf einen eigenen Server (oder zumindest eine eigene Instanz), echte Mitgliederdaten eines Kreises liegen nie auf der Infrastruktur eines anderen Vereins. Die Hochrhein-Demo auf dem KNH-Server läuft aus genau diesem Grund ausschließlich mit Testdaten, bis der Ziel-Kreis einen eigenen Server hat.
Kosten. Ein Server der Klasse, auf der die Referenz-Installation läuft, kostet bei Hetzner etwa 5 bis 10 Euro pro Monat, dazu wenige Euro im Jahr für die Domain. Realistisch liegt ein Kreis damit insgesamt in der Größenordnung von 10 Euro pro Monat, ohne Lizenzkosten und ohne Pro-Kopf-Preise. Zum Vergleich: Kommerzielle Kollaborations-Suiten rechnen pro Nutzer und Monat ab; bei einer Mitgliederzahl im dreistelligen Bereich (KNH: 162 Mitglieder in VO zum Zeitpunkt der Erhebung 2026-05) wird das schnell das Zwanzigfache. Die Referenz-Installation fährt auf einem einzigen Server sogar Nextcloud, Collabora, Talk mit eigenem Konferenz-Backend, n8n, die Kreis-Website und mehrere Zusatzdienste gleichzeitig.
Der ehrliche Preis des Selbst-Hostens ist nicht Geld, sondern Verantwortung: Jemand muss das System betreiben. Der Standard drückt diesen Aufwand mit Automatisierung (Auto-Updates mit Selbstheilung, geskriptetes Setup, Monitoring) so weit wie möglich, und Kapitel "Betrieb" beschreibt, was übrig bleibt. Die Empfehlung: Klärt vor dem Start, wer der technische Ansprechpartner eures Kreises ist und was passiert, wenn diese Person das Amt abgibt.
Was der Standard bewusst NICHT vorschreibt
Damit das Zielbild nicht größer wirkt, als es ist: Der Kern des Standards ist Nextcloud (mit Talk und Collabora) plus die Kurier-Anbindung an VO. Alles Weitere ist optional und kreisspezifisch. Die Referenz-Installation betreibt zusätzlich ein Projektmanagement-Tool (OpenProject), einen Kompetenz-Hub, eine Analytics-Instanz und eine Projekt-Website; nichts davon ist Voraussetzung, um mit dem Standard zu starten. Ebenso ist die Frage, ob euer Kreis eine eigene n8n-Instanz betreibt oder anfangs Automatisierung weglässt, eine Ausbaustufen-Entscheidung, kein Muss ab Tag 1.
Checkliste
Diese Punkte könnt ihr mechanisch abhaken, um zu prüfen, ob euer Kreis (geplant oder bestehend) dem Zielbild entspricht:
- Wir können für jedes eingesetzte System sagen, zu welcher der drei Schichten es gehört.
- Mitglieder- und Eventdaten werden ausschließlich in VereinOnline gepflegt (kein zweites System mit eigener Mitgliederliste, auch keine Excel-Schattenliste).
- Website-Formulare schreiben nicht direkt in VO, sondern gehen über die Automatisierungsschicht (oder, falls noch keine existiert: per Mail an eine betreute Adresse).
- Unsere Nextcloud-Instanz gehört unserem Kreis (eigener Server oder eigene Instanz), echte Mitgliederdaten liegen nicht auf der Infrastruktur eines anderen Vereins.
- Team-Dateien liegen in Gruppenordnern mit dokumentierter Rechte-Matrix, nicht in persönlichen Ordnern einzelner Mitglieder.
- Automatisierungen laufen über dedizierte Service-Zugänge mit minimalen Rechten (getrennt Lesen/Schreiben bei VO, eigener Bot-Benutzer in Nextcloud), nie über den Account einer realen Person und nie über einen Admin-Account.
- Vollautomatische Nachrichten an Mitglieder-Endkanäle (z. B. WhatsApp) gibt es nicht; ein Mensch reicht Push-Nachrichten weiter.
- Betriebssystem- und Nextcloud-Updates laufen automatisch; es gibt ein Log, in dem man das nachprüfen kann.
- Es ist benannt, wer der technische Ansprechpartner ist und wo die Zugangsdaten (verschlüsselt) liegen.
- Der Serverstandort ist Deutschland/EU und der Hoster ist dem Vorstand bekannt.
Referenz KNH
So sieht das Zielbild bei WJ Konstanz-Hegau konkret aus (Bestandsaufnahme 2026-08-13):
| Baustein | Umsetzung bei KNH |
|---|---|
| Server | Hetzner, Ubuntu 24.04, ein Host ("hafen", hafen.wj-konstanz-hegau.de) |
| Nextcloud | Version 34.0.2, direkt auf dem Server installiert, 70 aktivierte Apps |
| Team-Ordner | 10 Gruppenordner (01_Allgemeines & Vorlagen bis 09_Fotos plus OpenProject) mit dokumentierter Rechte-Matrix; 17 Gruppen in der Instanz (Rollen, Ressorts, Projekt- und Systemgruppen) |
| Office | Collabora als Docker-Container, von zwei Nextcloud-Instanzen gemeinsam genutzt |
| Talk | Eigenes Konferenz-Backend (HPB) als Docker-Container, seit 2026-08-13 multi-tenant für zwei Instanzen, inklusive TURN/STUN auf Port 3478 |
| Identität | Nextcloud als OIDC-Identity-Provider für weitere Kreis-Dienste |
| Kurier | n8n unter flow.wjknh.de, 15 Workflows (10 aktiv, 5 vorbereitete Gerüste) |
| Aktive Automationen | Foto-Drop nach Events (manuell + vollautomatisch), Event-Reminder 7d/24h, Montags-Digest (Geburtstage/Jubiläen), Event-Anmeldung, Kontaktformular, Erstkontakt, Newsletter (x2), Lead-Formular für Messen |
| VO-Anbindung | Drei Service-User nach Least-Privilege: einer liest, einer schreibt Anmeldungen, einer verwaltet Events |
| Betrieb | Unbeaufsichtigte OS-Updates, tägliches Nextcloud-Auto-Update 02:30 mit Selbstheilung, Let's-Encrypt-Zertifikate, alle internen Dienste nur über verschlüsselten Reverse-Proxy erreichbar |
| Replikation | Demo-Instanz für WJ Hochrhein (wjhcloud.wjknh.de) als Docker-Stack auf demselben Server, komplett per Skript aufgesetzt, nur Testdaten |
Zwei ehrliche Fußnoten zur Referenz: Erstens ist der KNH-Server mit der Zweit-Instanz an seiner Kapazitätsgrenze (nach dem Demo-Aufbau ca. 2,7 GB RAM frei); das Muster "mehrere Kreise auf einem Server" ist ein Demo- und Anbahnungs-Pfad, kein Dauerzustand. Zweitens ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung bei KNH installiert, aber noch nicht für den Vorstand verpflichtend ausgerollt; der Standard empfiehlt, 2FA für Vorstand und Schatzmeister von Anfang an zur Pflicht zu machen, statt es wie hier nachzuziehen.
Wie ihr von null auf dieses Bild kommt, beschreibt das Setup-Kapitel; was im laufenden Betrieb zu tun ist, das Betriebs-Kapitel.